Guardar los documentos de una manera segura y accesible es una necesidad para empresas y usuarios particulares. En este caso nos vamos a centrar en las empresas. Te presentamos algunas de las opciones para hacerlo.
En el mundo actual, la información es uno de los activos más valiosos. Escuchamos hablar de la recogida, tratamiento y gestión de datos. Hemos desarrollado hasta una normativa para protegerlos, la ley de protección de datos. Ahora bien, buena parte de los datos de una empresa, de sus clientes y de sus proveedores aparece registrada en los documentos. De ahí la necesidad de que estén protegidos.
Los documentos digitales son el soporte en el que se desarrollan muchos proyectos y tareas. Es importante que sean accesibles. Ya no solo para presentarlos una vez estén acabados, sino durante su elaboración. En muchos de estos proyectos intervienen varias personas. Deben trabajar sobre el documento al mismo tiempo. Todo eso sin contar la supervisión por parte de los superiores o los responsables de los equipos. Una facultad que permiten los documentos digitales y que era más complicado hacerlo con los documentos impresos que se maneaban antes.
En la actualidad, los documentos digitales que se trabajan en las empresas son muchos más (en cantidad) y más complejos. Hace no tanto tiempo, apenas un par de décadas, todos funcionábamos con disquetes y CD regrabables. Llevábamos los documentos alojados en estos soportes de un ordenador a otro. Incluso se los entregábamos así a nuestro jefe. Hoy, con toda la información que manejamos, necesitaríamos decenas de disquetes magnéticos de otra época solo para recoger los documentos generados en un día de trabajo.
También, los documentos que creamos son más complejos. Tienen más peso digital (Gigas) lo que hace que formatos de otros tiempos sean insuficientes.
Te comentamos algunos sistemas, y características que se han desarrollado, para guardar los documentos de las empresas.
Memoria extraíble.
En la era de internet, los soportes físicos se siguen utilizando. Un ejemplo de ello son las memorias SSD. Actúan como un disco duro que mejoran el rendimiento del ordenador o del dispositivo digital, pero también sirven para guardar documentos.
De hecho, en la investigación de casos de corrupción por parte de empresas o políticos, una de las primeras acciones que realiza la policía judicial es la de requisar los discos duros de los ordenadores. Cuando se refieren a los discos duros, no solo se limitan a explorar la memoria RAM del ordenador, también inspeccionan la memoria extraíble.
Estas memorias son más compactas y tienen una mayor capacidad de almacenamiento que los antiguos CD. Tienen la ventaja de que se pueden visualizar y trabajar desde otros dispositivos. Ahora llevarte el trabajo de la oficina a casa te puede caber en el bolsillo pequeño del pantalón vaquero.
Las memorias SSD y sistemas parecidos aseguran un tratamiento privado de la documentación. Solo, quien tiene el soporte físico, puede acceder a ella. Es una opción interesante para guardar documentación sensible o comprometedora, o para trabajar un proyecto en la más absoluta privacidad.
También tiene sus inconvenientes. El primero de ellos es que tiene una capacidad de almacenamiento limitada. Extraídas del dispositivo no aceptan integraciones ni inter-operatividad. Dos características que analizaremos más adelante y que son fundamentales en el tratamiento de la documentación a día de hoy.
Almacenamiento en la nube.
Esta es una de las grandes innovaciones de la era digital en cuanto al almacenamiento de documentación. Podemos guardar archivos de manera casi infinita desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tablet, etc.) y acceder a ellos desde otro aparato y desde cualquier lugar, siempre que estemos conectados a internet.
Nuestros documentos no se quedan pululando en el éter de la red. Quedan guardados en la memoria de servidores externos. Tienen un soporte físico exterior a nuestros dispositivos. A pesar de esa externalización, es un servicio accesible y seguro.
Lo que hacen estas empresas, que ofrecen servicios de almacenamiento en la nube, es alquilar parte de la memoria de sus servidores a terceros. A cambio de ello, se encargan del mantenimiento de los equipos y de funciones tan importantes como la ciberseguridad.
Como sucede con muchos servicios online, algunos proveedores ofrecen una opción gratuita, con un nivel de almacenamiento limitado, para captar clientes y para que los interesados prueben el servicio. Si necesitas un almacenamiento mayor, tienes que abonarte a los planes de pago.
El almacenamiento en la nube es la piedra angular del funcionamiento de internet. Los datos, archivos y documentación de todo lo que usamos en la red se guardan de esta manera, desde una página web, hasta las fotos y vídeos que compartimos por redes sociales. Este es el tipo de almacenamiento sobre el que se desarrolla el resto de soluciones.
Las necesidades de las empresas en cuanto al tratamiento de los documentos son más complejas. Por esta razón, además del almacenamiento en la nube, las aplicaciones y software utilizados deben ofrecer funciones extra.
Integraciones.
Una de estas funciones extra son las integraciones y automatizaciones. Los desarrolladores de MOD Documentos, una empresa de Madrid especializada en el tratamiento y almacenamiento de documentación digital para empresas, y que ha trabajado en una gran variedad de sectores como aseguradoras, banca, bufetes de abogados, etc., señalan que un software de gestión de documentos debe ofrecer trazabilidad e integración.
La trazabilidad hace referencia a que se puede hacer un seguimiento de quién, cuándo y dónde se ha modificado cada documento. Esto potencia la seguridad y el control sobre los archivos. Si un documento está alojado en la nube, cualquier persona con conocimiento de la contraseña o con acceso a la aplicación, desde la que se trabaja, podría modificarlo. Esta trazabilidad legitima las modificaciones y garantiza la oficialidad del documento.
La integración se refiere a que cualquier dato pasa a ser registrado a todos los documentos y programas que trabajan con él. Se efectúa de manera automática. No se ha de realizar manualmente.
Un ejemplo sencillo de automatización es la venta de un producto desde el terminal TPV de una tienda. El dependiente vende un paquete de bolígrafos y lo marca en el ordenador conectado a la caja registradora. Esa operación se refleja automáticamente en el stock de la tienda, sin que tenga que hacer nada.
Captura de datos con I.A.
La inteligencia artificial está incidiendo en el software de tratamiento de documentación. La web sobre tecnología Unite A.I. señala que lo está haciendo en la captura de datos y en la accesibilidad a los documentos.
Sabemos lo importante que son los datos para una empresa. Con la I.A., con un simple vistazo a un documento, el programa captura los datos que son relevantes para la compañía. Esta operación resulta útil para ordenar la información financiera de la empresa o para descubrir potenciales clientes.
Estos programas generan de manera automática informes que resultan valiosos para trabajar la información.
El acceso inmediato a los documentos es otra de las ventajas que está potenciando la I.A. Mediante una búsqueda con palabras clave, el programa te presenta en una lista todos los documentos que contienen esa información.
Es interesante partir de que la I.A. se entrena. Va aprendiendo continuamente sobre la forma de trabajar del usuario. Por lo que cada vez es más eficaz en aquellas tareas que le encomendamos.
Estos software de gestión de documentación con I.A. incorporada son bastante útiles cuando se tiene que trabajar con un volumen grande de documentos.
La I.A. está destinada a cambiar muchos aspectos de nuestro trabajo y, desde luego, uno de ellos va a ser el tratamiento de la documentación.
Inter-operatividad.
La página web sobre Formación Profesional Prometeo señala que un aspecto importante en la digitalización de la documentación en la actualidad es la inter-operatividad. Es decir, la capacidad de que varios usuarios trabajen al mismo tiempo en un documento, sin que unos obstaculicen a los otros.
El trabajo colectivo en los documentos está a la orden del día. Ya no solo en los registros contables de cualquier tipo, donde la información recogida de varios operadores debe ser integrada en el documento principal, sino que lo podemos ver en la redacción de artículos científicos. Donde varios profesionales trabajan en el mismo texto para compartir con el mundo las conclusiones de sus investigaciones.
A día de hoy, la inter-operatividad se da en tiempo real. El colaborador no tiene que esperar a que le envíen el documento y ponerse a editarlo. Si no que puede hacer correcciones y aportar contribuciones mientras otro usuario está trabajando sobre el mismo archivo.
Esta acción requiere un nivel de sincronización altísimo. El programa debe ser capaz de incorporar las modificaciones de manera inmediata sin que se vea afectado el sentido del documento.
Esta función multiplica la productividad. En la mitad de tiempo de lo que se utilizaba antes, en la que el redactor enviaba el documento y el receptor debía leerlo y corregirlo, ahora se elabora un documento colectivo.
Como vemos, son varias las funciones que se incorporan los software de gestión de documentación digital. Unas están presentes en unos programas y aplicaciones y otras en otros. Cada empresa debe localizar y utilizar las herramientas digitales que mejor cubran sus necesidades.
