• Comentario

Principio de Pareto: cómo combinar con éxito operativa e inteligencia

• Fecha: 23-10-2008
• De: Luis Fernández-Sanguino, gerente experto en gestión documental de Stratesys

Analizamos las ventajas de la gestión documental de la mano de Luis Fernández-Sanguino, gerente de Stratesys, una consultora española especializada en servicios de TI basados esencialmente en SAP.

Como muchos ya conocerán, la teoría del Principio de Pareto o "regla del 80:20" se basa en un tipo de sociedad que se divide, tradicionalmente, entre los "muchos de poco" y los "pocos de mucho". Es decir, aquella que se compone de dos grupos de proporciones 80:20, de manera que el grupo mayoritario, constituido por un 80% de población, poseía el 20% de algo; mientras que el grupo minoritario, que integraba al 20% de la población restante, tenía en su poder el otro 80% de ese algo.

Hecha esta salvedad informativa, observamos con frecuencia y, no menos sorpresa, que este “principio” se reproduce en diferentes situaciones de la vida cotidiana y, con mayor incidencia, en el ámbito empresarial. Concretamente, es muy conocida su aplicación en el “análisis de venta”, donde se observa que el ratio facturación por numero de clientes suele ajustarse al Principio de Pareto, de tal modo que el 80% de la facturación se realiza en un 20% de los clientes. Y lo mismo sucede en el “análisis de productos”, donde el 80% de la facturación suele proceder del 20% del catálogo de productos.

Sin embargo no es tan conocida su aplicación en el área de los sistemas de información y, especialmente, en lo que respecta a los volúmenes de información que debería tratar y gestionar una empresa. En la mayoría de las empresas, datos constatados reflejan que tan sólo el 20% de la información está estructurada y controlada en entornos gestionados (sistema de facturación, sistema de gestión comercial, sistemas de atención al cliente, etc.), mientras que el 80% restante no sólo no está gestionada (está en portátiles, servidores de disco compartidos o memorias USB) sino que además es de tipo no estructurado (e-mail, hojas de calculo, documentos, presentaciones, imágenes o videos).

Si tomamos como referencia esta forma de distribuir la información y la comparamos con la inversión realizada en tecnologías de la información en los pasados años, se observa que la mayoría de los recursos han ido destinados a la gestión de ese 20% de contenido estructurado, que podríamos denominar contenido operativo y que es imprescindible para que una empresa pueda operar. Y, sin embargo, se han empleado muy pocos recursos a la gestión de ese 80% restante, que podríamos llamar contenido intelectual, y que constituye el autentico “know-how” de la empresa.

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